Kret w skrzynce. Kto czyta twoje firmowe maile?

Kret w skrzynce. Kto czyta twoje firmowe maile?

 Przez nasze firmowe skrzynki przechodzą każdego dnia dziesiątki, jeśli nie setki wiadomości e-mail. Część z nich wysyłamy sami, inne otrzymujemy. Jest to nie tylko korespondencja służbowa, ale często również — co tu ukrywać — prywatna. Bywa, że do wysyłania osobistych wiadomości wykorzystujemy również nasz adres firmowy. Kto w strukturze firmy może, a kto nie ma prawa zaglądać do naszej skrzynki służbowej?

 

Sprawa jest z pozoru bardzo prosta: o ile pracownik nie korzysta w firmie z własnego sprzętu, komputer, na którym pracuje, należy do jego pracodawcy. Choć oczywistością jest, że służbowe urządzenia służą do wykonywania służbowych zadań, wielu pracowników pozwala sobie na wykorzystywanie ich w celach mniej lub bardziej prywatnych. W ten sposób z firmowych adresów e-mail wypływa każdego dnia ogromna liczba osobistych informacji. Tymczasem pracodawca, nie tylko jako właściciel komputera, ale również adresu e-mail, może potraktować każdą z nich jako sprawę dotyczącą przedsiębiorstwa i zażądać do niej wglądu.

 

Monitorowanie skrzynki pocztowej czy sieci www przez pracodawcę jest legalne, o ile pracownicy zostaną odpowiednio wcześniej poinformowani o tym w sposób czytelny, jasny i zrozumiały — wyjaśnia mec. Beata Marek z cyberlaw.pl. – Może być to zawarte w umowie lub regulaminie pracy albo innym akcie wewnętrznym. Nie jest wymagane zebranie zgody. Należy określić m.in. w jakim celu monitorujemy pocztę. Jeżeli jest to uzasadnione np. bezpieczeństwem czy prawidłowym wykonywaniem obowiązków to będzie możliwe przeczytanie wiadomości przez szefa lub managera.

A jednak, pomimo prawa do wglądu do skrzynki e-mail, właściciel firmy nie może czytać treści prywatnych maili wysyłanych z firmowych adresów. Wiązałoby się to bowiem z naruszeniem tajemnicy korespondencji.

 

Jest to fikcja, bowiem przeglądając korespondencje pracownika, szef tę wiadomość siłą rzeczy i tak przeczyta — komentuje mec. Beata Marek. – Nie może jednak na bazie treści zawartych w takim mailu wyciągać wobec pracownika żadnych konsekwencji. Personel powinien zostać poinformowany, że poczta www służy wyłącznie do komunikacji służbowej i nie wolno jej wykorzystywać do swoich prywatnych celów. W takich okolicznościach pracodawca będzie mógł kontrolować korespondencję. Potwierdza to wyrok Europejskiego Trybunały Praw Człowieka w Strasburgu z dnia 12 stycznia 2016r. (sprawa Barbulescu, 61496/08) – tłumaczy nasza rozmówczyni.

 

Przeglądając kodeks pracy, nie trafimy na precyzyjny zapis dotyczący prywatności maili. Jedyne, czym możemy się posiłkować, to art. 11(1), w którym czytamy na temat obowiązku szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Specjaliści zaliczają do nich tajemnicę korespondencji. Chcąc uchronić się przed niepożądanymi sytuacjami (skargi, roszczenia, a nawet pozwy) oraz nieporozumieniami wynikającymi z niewłaściwego korzystania z poczty elektronicznej, pracodawca powinien włączyć do firmowego regulaminu punkt dotyczący korzystania ze służbowych adresów e-mail.

 

Kto w strukturze firmy ma prawo, a kto nie ma prawa zaglądać do naszej skrzynki służbowej?

 

Dział IT z racji technicznej będzie zaglądał do skrzynek. Podobnie ma do tego prawo pracodawca czy bezpośredni przełożony. Z całą pewnością należy ustanowić (podobnie jak do wszystkich procesów firmie) kontrolę dostępu, która będzie uzasadniać wgląd w określone informacje – wyjaśnia mec. Beata Marek.

A co z wiadomościami wysłanymi błędnie (do niewłaściwego adresata)? Jak ma się do nich ustosunkować odbiorca?

Wszystko zależy, co jest w wiadomości – mówi specjalistka. – Jeżeli jest to oferta handlowa i zostanie wysłana do osoby, która nie wyraziła zgody na jej otrzymanie (nawet jeśli jest to przedstawiciel jakiejś firmy) to możemy mieć problem. Osoba ta może złożyć na nas skargę do Urzędu Ochrony Danych. Skrajny przypadek to konieczność zgłoszenia przez nas samych do UODO, że doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, które będziemy musieli wykonać w ciągu 72 godzin od feralnej wysyłki.

 

Kret w skrzynce — kopia

 

Firmowa Korespondencja a RODO

 

Od 25 maja 2018r. stosujemy przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Najważniejsze to mieć odpowiednio przygotowany zespół, który wie, jak ma się stosować do nowych przepisów, jakie sankcje grożą oraz co robić, jeśli dojdzie do naruszenia.  Prowadząc szkolenia, widzę, że pracownicy różnych działów początkowo nie mają pojęcia, jak np. taka niewłaściwa wysyłka maili może zaszkodzić firmie, a w trakcie już zmieniają swoje nawyki – podsumowuje mec. Beata Marek, prawnik specjalizująca się w prawie nowych technologii.

 

Rozmawiał: Adam Bała

No Comments

Post A Comment