Mierzalność pracy – jak wyznaczyć zakres i wydajność personelu sprzątającego

Mierzalność pracy – jak wyznaczyć zakres i wydajność personelu sprzątającego

Nie jest tajemnicą, że o sukcesie na polu biznesowej walki będą mogły mówić tylko dobrze zarządzane firmy. Skuteczne gospodarowanie zasobami ludzkimi zwiększa szansę na bycie równorzędnym rywalem dla konkurencji. Dotyczy to również przedsiębiorstw zajmujących się utrzymaniem czystości.

 

Czysty obiekt to nie tylko obowiązek każdego właściciela bądź użytkownika – jest to przede wszystkim inwestycja, która owocować ma wymiernymi profitami. Wnętrze lśniące czystością – nieważne, czy jest to hala produkcyjna, czy większe biuro – podnosi jakość pracy osób zatrudnionych oraz zaufanie ze strony klienta, który z większym prawdopodobieństwem wybierze usługi zadbanego przedsiębiorstwa.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się jak wyznaczyć zakres pracy personelu sprzątającego, by była ona wydajna oraz ekonomiczna. Rozwiązań jest wiele, dlatego postanowiliśmy zasięgnąć języka u ekspertów.

Zanim firma sprzątająca zabierze się za wyznaczanie wskaźników, najpierw ustalić powinna trzynaście kluczowych elementów:

1) czynności główne (sprzątanie zwykłe, sprzątanie od podstaw, sprzątanie specjalne itd.)

2) możliwości fizyczne pracowników sprzątających

3) wydajność, na którą wpływa m.in. wiek, zadowolenie i motywacja pracowników.

4) wyszkolenie (lepiej wyszkolony i wyedukowany pracownik to lepsza jakość sprzątania; regularne szkolenia personelu sprzątającego podnoszą ich kompetencje)

5) zastosowanie sprzętu sprzątającego i wyposażenie

6) czas niezbędny do przebycia drogi w obiekcie

7) czas potrzebny, by dotrzeć do miejsc napełniania i opróżniania środków czyszczących, składowania narzędzi, maszyn, a także wyrzucania śmieci i składowania surowców wtórnych

8) organizacja sprzątania (planowanie obszaru, jego wielkość, korzystanie z narzędzi)

9) czynności poboczne / dodatkowe (świadczenia zależne od dnia)

10) przerwy uwarunkowane przebiegiem, a także czasy oczekiwania

11) przerwy związane z zakłóceniami (np. alarm, utrudniony dostęp do wody, awaria prądu itp.)

12) przerwy na potrzeby osobiste (specjaliści ubolewają, że ostatnio wlicza się w nie korzystanie z komórek!)

13) odpoczynek

Specjaliści związani m.in. z normowaniem czasu pracy, przestrzegają przed korzystaniem z danych pochodzących z zewnętrznych źródeł. Radzą oni, by starać się samodzielne ustalać wszelkie wskaźniki – jest to bowiem najlepszy sposób na uniknięcie kosztownych błędów. Pierwszy ze wskaźników obecnych w powyższym zestawieniu pozwala dowiedzieć się, ile m2 powierzchni danego obiektu może być sprzątnięte w określonym czasie. Podaje się go w m2/h. Eksperci zauważają jednak, że wskaźnik ten uzależniony jest od czynników, których nie da się przenieść z obiektu na obiekt, zachowując te same proporcje. Wydajność sprzątania określana jest bowiem z uwzględnieniem zarówno warunków budowlanych, jak i wyposażenia technicznego firmy sprzątającej, a w końcu samego jej personelu. Powyższe elementy zawiera się zazwyczaj w umowie między usługodawcą a klientem, której realizacja równoznaczna jest z brakiem zastrzeżeń ze strony zarządcy budynku.

Jak podkreśla Sascha Hintze, licencjonowany doradca REFA w obszarze Facility Management oraz mistrz sprzątania budynków, wszelkie ustalone wskaźniki należy dopasowywać do nowego środowiska w przypadku zmiany wyposażenia wnętrz, technologii oraz częstotliwości sprzątania, rodzaju posadzek na obiekcie, a także zmiany charakteru użytkowania obiektu. Pod żadnym pozorem nie wolno korzystać z tych samych wskaźników w przypadku mniejszych i większych obiektów.

– Chodzi również o to, aby wybrać takie pomieszczenia, które są reprezentatywne dla prac wykonywanych podczas sprzątania. Jeśli na przykład w biurowcu 80% stanowią biura o powierzchni 40m2, w których są cztery stanowiska pracy, to właśnie te pomieszczania należy wybrać do pomiaru czasu – mówi Beata Nowaczyk, prezes REFA Wielkopolska.

 

 

mierzalnosc_pracy_2

Ocena tempa pracy i wydajność pracownika

Nawet podobnie przeszkoleni pracownicy, którzy zyskali te same kompetencje, wykonując te same obowiązki w różnym czasie, wykazują się zróżnicowaną wydajnością. Oznacza to, że średnia wyciągnięta z badania chwilowej wydajności, nie będzie w pełni reprezentatywna i średnio nada się do wykorzystywania w roli uniwersalnego szablonu.

Oceniając tempo pracy, chronometrażysta przygląda się obrazowi ruchów pracownika, a następnie zestawia go z przebiegiem ruchu, który zgodny jest z tempem wzorcowym. Z takiego porównania wyciągnąć można wnioski na temat relacji między prawdopodobnie osiąganą wydajnością ilościową a wydajnością założoną przez pracodawcę. Podczas takiego badania bierze się pod uwagę intensywność oraz skuteczność ruchów wykonywanych przez pracownika (czy są one płynne, pewne, nieświadome, spokojne, rytmiczne, swobodne itd.).

Specjaliści są zgodni co do opinii, że oczekiwane tempo pracy może zostać osiągnięte w czasie jednej zmiany przez w pełni wprawionego pracownika, o ile dotrzymuje on czasów na niezbędne czynności osobiste i odpoczynek, oraz jeśli nic nie przeszkadza mu w wykonywaniu obowiązków.

Wydajność człowieka uwarunkowana jest bowiem przede wszystkim jego zdolnością do wykonywania pracy i występującymi okresowo wahaniami gotowości do działania. Zdolność do działania jest determinowana m.in. przez wprawę i zmęczenie. Poza tym istnieje niezależny od woli mechanizm regulacyjny, który przełącza funkcje ciała ludzkiego w ciągu dnia z fazy na pracę na fazę spoczynku, nawet wówczas, gdy nie wykonuje się żadnej pracy.

Okiem Specjalisty

Mateusz Kokot z firmy sprzątającej Bryliant wskazuje na normy opracowane przez ISSA, wydane również przez PIGC . Zauważa jednak, że ich przydatność jest dyskusyjna.

– Sama ISSA zwraca uwagę na to, że faktyczne czasy pracy mogą się różnić zależnie od warunków miejscowych – wyjaśnia specjalista. – W mojej codziennej praktyce przyjmuję na etapie wstępnych kalkulacji dla klienta pewne normy wydajności, ale wyłącznie dla dość standardowych zleceń. Przy ofercie niepoprzedzonej wizją lokalną zaznaczam natomiast, że faktyczna cena może odbiegać od szacunku do 20%.

Mateusz Kokot podaje nam przykładowe wydajności, które przyjmuje w swojej praktyce (liczone na jednego pracownika):

- sprzątanie powierzchni biurowych: 100 m2/h
- doczyszczanie pobudowlane: 10 m2/h
- doczyszczanie maszynowe podłóg: 50 m2/h
- sprzątanie gruntowne (np. mieszkania po wynajmie): 10 m2 / h przy ekipie 2-osobowej

– Praktycznie wszystkie zlecenia poprzedzamy wizją lokalną – mówi Kokot. – I tu dla ustalenia czasu pracy kluczowe są nie tylko same powierzchnie liczone w m2, ale też takie elementy jak: odległość miejsca składowania śmieci od sprzątanego budynku (zdarzało się, że było to 150-200 metrów), miejsce poboru czystej i wylewania brudnej wody (istotne zwłaszcza przy wszelkich pracach doczyszczeniowych lub sprzątaniu pobudowlanym). Wizja lokalna w połączeniu z doświadczeniem (w moim przypadku od 1996 roku), pozwala ocenić potrzebną ilość osób, wyposażenie sprzętowe, środki, czas pracy.

Nasz rozmówca podkreśla, że w przypadku bardzo dużych lub skomplikowanych zleceń przyjmuje się w kalkulacji pewien zapas na „nieprzewidziane okoliczności” (to wszystko jest podstawą do sporządzania oferty dla klienta) – stąd niemożliwe jest tworzenie stałego cennika.

– Te, które są dostępne na różnych stronach internetowych, mają zazwyczaj szerokie „widełki” i dotyczą standardowych zleceń – tłumaczy Mateusz Kokot.

 

mierzalnosc_pracy_3

Złotego środka brak?

– Nie dysponujemy dobrymi i uniwersalnymi metodami pomiaru efektywności i produktywności pracy – zwraca uwagę doradca biznesowy w dziedzinie strategicznego zarządzania Robert Reinfuss. – Pomiar produktywności, relatywnie łatwy, np. ilości metrów kwadratowych na godzinę, nie ma sam w sobie wartości, gdyż zarządzających zwykle interesuje, ile powinno być, a nie ile jest.

Ekspert zauważa, że stosowane dotąd przez duże firmy metody analityczne oparte na pomiarze czasu i analizie wartości tworzonej w poszczególnych etapach procesów, są niezwykle pracochłonne, a ponadto opierają się na założeniach, co do których zawsze będą pojawiać się wątpliwości.

– Metody te są coraz rzadziej stosowane – mówi Reinfuss.

Stawia on raczej na metody analizy strat (Waste vs Value Added) wywodzące się z filozofii Lean.

– Opierają się one przede wszystkim na wiedzy wykonawców i zarządzających, a nie na analizie potrzeb (popytu) – tłumaczy. – Nawet jeśli mają dość ograniczone zastosowanie, gdyż wykonawcy biorą pod uwagę tylko znane im metody optymalizacji, warto je stosować.

Wiele firm z powodzeniem wykorzystuje metody porównawcze (tzw. benchmarking) opierające się na porównaniu do analogicznych zjawisk lub procesów występujących u konkurencji, a nawet w innych oddziałach tej samej firmy. Duże korporacje nie obawiają się eksperymentów przeprowadzanych w jednej ze swoich lokalizacji. Jeżeli uzyskają tam oczekiwany efekt, kopiują te rozwiązania w innych oddziałach. Taka metoda pozwala na mierzenie, a w końcu poprawę produktywność na większości stanowisk pracy. Wadą benchmarkingu może być natomiast utrudniony dostęp do danych.

– Osobiście preferuję podejście akcentujące nie sam pomiar, ale poprawę produktywności w relacji do potrzeb przedsiębiorstwa – mówi Robert Reinfuss. – Metoda taka nazywa się ValueView i polega na prostym ankietowym pomiarze popytu na poszczególne usługi świadczone przez pracowników w badanym procesie do ich podaży – czyli do efektów, jakie obecnie uzyskujemy. Zintegrowany z ankietami mechanizm analityczny pozwala wyrazić relację popytu do podaży efektów pracy w formie wskaźników liczbowych – rentowności. Wysoka rentowność danej czynności oznacza, że należy ją rozwijać, np. poprzez poprawę efektywności pracy – co w konsekwencji prowadzi do poprawy rentowności firmy. Niska rentowność oznacza, że zapotrzebowanie na te czynności spada i że należy je eliminować – co prowadzi do oszczędności. Ponieważ badanie ValueView trwa zalewie kilkanaście minut, każda firma może je wykonywać regularnie, podnosząc swoją rentowność i angażując pracowników w poprawę efektywności pracy. Powszechna dostępność smartfonów i Internetu będzie sprzyjać rozwojowi społecznościowych technik pomiaru typu ValueView – wyjaśnia ekspert.

 

No Comments

Post A Comment